Задати питання
flag Судова влада України

                                                                                                                                                                               ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                            Рішенням зборів суддів
від  07.10.2015 №  20/1
 
 

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу суду 

в Бердянському міськрайонному суді Запорізької області

(зі змінами внесеними рішенням зборів суддів № 5/1 від 13.04.2016)

(зі змінами внесеними рішенням зборів суддів № 15/2 від 27.09.2016)

(зі змінами внесеними рішенням зборів суддів № 16/2 від 29.09.2016)

(зі змінами внесеними рішенням зборів суддів № 26/1 від 22.12.2017)

  1. Загальні положення

1.1. Засади  використання автоматизованої системи документообігу суду в Бердянському міськрайонному суді Запорізької області (далі - Засади) розроблено відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

1.2. Цими Засадами збори суддів Бердянського міськрайонного суду Запорізької області в межах повноважень, визначених п. п. 2.3.10-2.3.17. Положення про автоматизовану систему документообігу суду, визначають правила застосування Положення стосовно порядку функціонування автоматизованої системи документообігу суду.

1.3. Інші питання, що стосуються функціонування автоматизованої системи документообігу, що не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану системи документообігу суду,  наказами голови суду та керівника апарату суду.

 

  1. Функціонування автоматизованої системи документообігу суду.

Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 2.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи документообігу суду, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

У разі надходження до суду у кінці робочого дня кримінальних проваджень, позовних заяв та інших заяв та матеріалів, справ про адміністративні правопорушення, з урахуванням фізичного навантаження, часу необхідного для здійснення працівниками апарату суду дій, спрямованих на формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї необхідної інформації, реєстрацію  (формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї необхідної інформації, тощо) та автоматизований розподіл судових справ здійснювати у  робочий день наступний за днем реєстрації вхідної кореспонденції або у термін, визначений у наказі керівника апарату суду, із внесенням до автоматизованої системи дати фактичного надходження кореспонденції.

(Абзац другий  пункту 2.1. зі змінами, внесеними згідно рішення зборів суддів     № 5/1 від 13.04.2016)

У разі збою в роботі автоматизованої системи документообігу суду,  а саме, блокування обліково-статистичних карток та неможливості роботи з ними в день іх надходження,  автоматизований розподіл  кримінальних проваджень, позовних заяв, інших заяв та матеріалів, справ про адміністративні правопорушення здійснювати у робочий день наступний  за днем реєстрації вхідної кореспонденції.

(Пункт 2.1. доповнено абзацом третім згідно рішення зборів суддів № 5/1 від 13.04.2016)

 

2.2. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

У разі виникнення необхідності, що підтверджується матеріалами судової справи, внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи, це здійснюється за розпорядженням керівника апарату суду на підставі доповідної записки відповідальної особи (або головуючого судді по справі).

У разі виявлення помилки, допущеної працівниками канцелярії суду під час реєстрації справи, у визначенні виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності тощо, особою, яка виявила помилку складається службова (доповідна) записка та разом із матеріалами справи передається керівнику апарата суду (у разі його відсутності  - заступнику керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.

Автоматизований розподіл судових справ в разі виправлення  помилок, що виникли у визначенні виду провадження та/або категорії справи,  здійснюється наступним чином:

Якщо під час первинної реєстрації  в ОСК зазначено категорію справи, що розглядається всіма суддями 

Після виправлення  - в ОСК зазначено категорію справи, що розглядається всіма суддями  

Справа розподіляється за допомогою протоколу розподілу справи між суддями у неавтоматичному режимі, судді, що був визначений для розгляду зазначеної позовної заяви автоматизованою системою документообігу суду під час її первинної реєстрації

 

Якщо під час первинної реєстрації  в ОСК зазначено категорію справи, що розглядається всіма суддями  

 

Після виправлення  - в ОСК зазначено категорію справи, відповідно до визначеної  в суді спеціалізації  

Справа підлягає автоматизованому розподілу

Якщо під час первинної реєстрації  в ОСК зазначено категорію справи, відповідно до визначеної  в суді спеціалізації  

Після виправлення  - в ОСК зазначено категорію справи, що розглядається всіма суддями  

Справа розподіляється за допомогою протоколу розподілу справи між суддями у неавтоматичному режимі, судді, що був визначений для розгляду зазначеної позовної заяви автоматизованою системою документообігу суду під час її первинної реєстрації

(Пункт 2.2. доповнено абзацом четвертим згідно рішення зборів суддів  № 5/1 від 13.04.2016)

 

2.3. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, в тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

Запровадити спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій справ:

2.3.1. Кримінальних проваджень, в тому числі із здійснення кримінальних проваджень щодо неповнолітніх,

- клопотань (подань), пов'язаних з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні,

- кримінальних справ (кримінальних проваджень) щодо виконання судових доручень,

- заяв про відвід,

- заяв про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами,

- заяв про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження, запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні.

З числа суддів, які відповідно до рішення зборів суддів здійснюватимуть кримінальні провадження, обираються слідчі судді.

(Підпункт 2.3.1. пункту 2.3. зі змінами, внесеними згідно рішення зборів суддів  № 5/1 від 13.04.2016)

(Підпункт 2.3.1. пункту 2.3. зі змінами, внесеними згідно рішення зборів суддів  № 16/2 від 29.09.2016)

 

2.3.2. Справ про адміністративні правопорушення,

 - подань, заяв, звернень в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення.

2.3.3. Цивільних справ, заяв у цивільних справах, з визначенням окремо таких категорій:

- справи, що виникають з трудових правовідносин;

- справи, що виникають із житлових правовідносин;

- справи про відшкодування шкоди, заподіяної каліцтвом на виробництві;

- справи окремого провадження (окрім спорів про усиновлення);

- справи, пов'язаних з батьківством (у т.ч. усиновленням);

- справи, пов’язані з виборчим процесом.

2.3.4. Адміністративних справ, заяв у адміністративних справах, з визначенням окремо такої категорії:

-  справи зі спорів щодо дорожнього руху, транспорту та перевезення пасажирів.

2.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу  з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

Складовими при розрахунку коефіцієнту навантаження за встановленою формулою є: коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу; коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи; коефіцієнт адміністративних посад.

2.5. Коефіцієнти складності судових справ:

цивільні справи наказного провадження

0,5

заяви у цивільних справах (у т.ч. заяви про перегляд заочного рішення)

0,5

цивільні справи (крім справ наказного та окремого провадження, а саме,  справ про встановлення фактів народження або смерті особи на тимчасово окупованій території  України)

1

цивільні справи про розірвання шлюбу, стягнення аліментів

1

скарги на дії або бездіяльність  державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства

1

заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами

1

справи окремого провадження, а саме, про встановлення фактів народження або смерті особи на тимчасово окупованій території  України,

справи про надання особі психіатричної допомоги

справи про обов’язкову госпіталізацію до протитуберкульозного закладу

2

 

2

 

2

цивільні справи за спорами, що виникають з договорів

2

спори про відшкодування шкоди, завданої незаконними рішеннями, діями чи бездіяльністю органу дізнання, досудового слідства, прокуратури або суду

3

спори про захист честі, гідності та ділової репутації

4

 

 

адміністративні справи

3

заяви у адміністративних справах

0,5

 

Дані коефіцієнти застосовуються для позовних заяв з однією позовною вимогою. Кожна наступна позовна вимога збільшує коефіцієнт складності справи на 1.

Участь народних засідателів також збільшує коефіцієнт складності справи на 0,5.

справи про адміністративні правопорушення, подання, заяви, звернення в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення

0,3

матеріали в порядку виконання судових рішень у кримінальних провадженнях

0,5

клопотання, подання  слідчого чи прокурора під час досудового розслідування

0,5

скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора  під час досудового розслідування

0,8

 

 

- коефіцієнти складності кримінальних проваджень за категоріями:

 

 

 

Перша категорія

кримінальні провадження про вчинення злочинів, передбачених статтями 185-198 КК України та кримінальні провадження  у формі приватного обвинувачення (ст. 477 КПК України)

 

1

Друга категорія

кримінальні провадження про вчинення злочинів, передбачених статтями 119-137, 139, 142-144, 146-165, 167-184, 236, 238-246, 248-250, 252-254, 305-327, 371-378, 380-414, 418-435 КК України

 

2

Третя категорія

кримінальні провадження про вчинення злочинів, передбачених статтями 199-235, 271-286, 288-290, 292, 361-370, 436-441, 443-447 КК України

 

3

Четверта категорія

кримінальні провадження про вчинення злочинів, передбачених статтями 255-263, 265-270, 293-304, 328-360 КК України

 

4

П'ята категорія

кримінальні провадження про вчинення злочинів, передбачених статтями 109-118, 121 ч. 2, 133 ч. 3, 134 ч. 2, 135 ч. 3, 136 ч. 3, 137 ч. 2, 138, 139 ч. 2, 140, 141, 145, 146 ч. 3, 147 ч. 2, 149 ч. 3, 151 ч. 2, 152 ч. 4, 153 ч. 3, 155 ч. 2, 166, 168 ч. 2, 169 ч. 2, 187 ч. 4, 189 ч. 4, 206 ч. 3, 237, 238 ч. 2, 239 ч. 2, 240 ч. 2, 241 ч. 2, 242 ч. 2, 243 ч. 2, 245 ч. 2, 247, 251, 252 ч. 2, 253 ч. 2, 258 ч. 2, 3, 259 ч. 2, 260 ч. 5, 264, 265 ч. 2, 267 ч. 2, 270 ч. 2, 271 ч. 2, 272 ч. 2, 273 ч. 2, 274 ч. 2, 275 ч. 2, 276 ч. 2, 3, 277 ч. 2, 3, 278 ч. 3, 279 ч. 3, 280 ч. 3, 281 ч. 3, 282 ч. 2, 3, 283 ч. 2, 286 ч. 2, 3, 287, 288, 291, 292 ч. 3, 294 ч. 2, 314 ч. 2, 3, 323 ч. 3, 326 ч. 2, 327 ч. 2, 328 ч. 2, 329 ч. 2, 330 ч. 2, 346 ч. 2, 347 ч. 2, 350 ч. 3, 352 ч. 2, 355 ч. 3, 364 ч. 2, 3, 365 ч. 3, 366 ч. 2, 367 ч. 2, 371 ч. 3, 374 ч. 2, 375 ч. 2, 377 ч. 3, 378 ч. 2, 379, 381 ч. 2, 398 ч. 3, 399 ч. 3, 402 ч. 2, 404 ч. 2, 4, 406 ч. 3, 411 ч. 2, 412 ч. 2, 414 ч. 2, 3, 415, 416, 417, 419 ч. 2, 420 ч. 2, 422 ч. 3, 423 ч. 2, 424 ч. 3, 425 ч. 2, 426 ч. 2, 438 ч. 2, 439 ч. 2, 442, 446 ч. 2

 

 

 

 

 

 

5

 

Дані коефіцієнти застосовуються до кримінальних проваджень про вчинення злочинів без наявності кваліфікуючих ознак, тобто які передбачені ч. 1 статей КК України (крім злочинів, віднесених до 5-ї категорії), з урахуванням того, що у справі один обвинувачений та  скоєно один епізод злочинного діяння.  

Збільшення кількості обвинувачених у справі на одну особу відповідно збільшує коефіцієнт складності  на 0,5, а на одну неповнолітню особу на 0,7.

Злочини, які кваліфікуються за частинами 2-5 статей КК України (крім 5-ї категорії)  збільшують коефіцієнт складності справи на 0,5.

Кількість епізодів у справі, що збільшується на 1 відповідно збільшує коефіцієнт складності справи на 0,2.

(Пункт 2.5. зі змінами, внесеними згідно рішення зборів суддів № 15/2 від 27.09.2016)

 

2.6.  Коефіцієнт адміністративних посад у суді:

  • голова суду – 0,8,

  • заступник голови суду – 0,9 (у разі виконання обов’язків голови суду на строк більше ніж 5 робочих днів – 0,8)

 

         2.7. Коефіцієнт форм участі судді у розгляді судової справи:

  • головуючий – 0,9;

  • член колегії – 0,5;

  • запасний суддя - 0,5.

 

2.8. Для розгляду кримінальних проваджень колегіальним судом, в автоматизованій системі документообігу суду створюється кримінальна колегія, до складу якої включаються  судді, що відповідно до визначеної спеціалізації здійснюють кримінальні провадження.

Кількісний склад колегії суддів визначається процесуальним законодавством.

Формування колегії суддів здійснюється лише за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

2.9.

(Пункт 2.9. виключено згідно рішення зборів суддів № 15/2 від 27.09.2016)

 

2.10. У разі неможливості створення автоматизованою системою документообігу суду колегіального складу суду для розгляду кримінальних проваджень, керівник апарату суду повідомляє про це голову суду, який скликає збори суддів  для вирішення цього питання.

(Пункт 2.10. зі змінами, внесеними згідно рішення зборів суддів № 5/1 від 13.04.2016)

(Пункт 2.10. зі змінами, внесеними згідно рішення зборів суддів № 15/2 від 27.09.2016)

(Пункт 2.10. зі змінами, внесеними згідно рішення зборів суддів № 16/2 від 29.09.2016)

2.11. У випадках зміни складу колегії суддів у зв’язку з вибуттям судді зі складу колегії суддів або з припиненням  повноважень судді, заміна судді, який вибув здійснюється автоматизованою системою документообігу суду  за розпорядженням керівника апарату суду (у разі його відсутності  - заступника керівника апарату суду) про повторний автоматизований розподіл судових справ.   

2.12. Судові справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду у вихідні та неробочі дні, реєструються та розподіляються автоматизованою системою документообігу суду між суддями, відповідно до графіку чергувань, затвердженого наказом голови суду.

2.13. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (справи, пов’язані із виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла, подання про встановлення обмеження на право виїзду за межі України тощо), здійснюється головою суду в порядку черговості з урахуванням повноважень суддів щодо розгляду справи  та наступних умов:

 - табеля робочого часу суддів та вимог пункту 2.3.3. Положення про автоматизовану систему документообігу суду;

 - надходження до суду клопотання по справі, яка вже розглядається (розглядалась) в суді;

- кількість судових справ, що знаходяться на розгляді у суддів;

- заборону брати участь у розгляді судових справ відповідно до вимог законодавства України,

- правил поєднання судових справ.

 

2.14. У випадку виявлення значної різниці у навантаженні на конкретного суддю (колегію суддів), виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціалізованій підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апарату суду тощо) особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів суду у кожному конкретному випадку за вмотивованою службовою запискою судді.

2.15. При виникненні випадків неможливості розподілу позовних заяв, що розглядаються в порядку цивільного або адміністративного судочинства між суддями, що здійснюють їх розгляд відповідно до визначеної спеціалізації,  у зв’язку з їх тимчасовою непрацездатністю,  перебуванням у відпустці та/або  у відрядженні, автоматизований розподіл таких судових  справ здійснювати між усіма суддями, які розглядають цивільні та адміністративні справи, незважаючи на спеціалізацію та категорію справи, до виходу одного з суддів на роботу, про що головою суду видається відповідний наказ.

2.16. Заяви про перегляд заочного рішення, судові справи, що надійшли для вирішення питання про роз’яснення судових рішень, прийняття додаткових судових рішень, які розглянуті суддею, що перебуває у відпустці, відрядженні, відсутній у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю,  реєструються в день надходження та  передаються раніше визначеному судді  в перший день виходу судді з відпустки,  відрядження,  після закінчення тимчасової непрацездатності.

Раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, у разі його відсутності,  що триває не більше трьох робочих днів (а також судові справи, що зареєстровані не більше ніж за три робочих дні до закінчення відпустки, відрядження, тимчасової непрацездатності)  передаються в перший робочий день після виходу:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про виправлення описок та помилок, повернення судового збору,

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов’язані з виконанням судових рішень, передбачені статтями 368-373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259-264, 267(крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, ст. 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення,

- матеріали кримінального провадження  щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому  частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

 - судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо на час реєстрації судової справи в автоматизованій системі документообігу суду судова справа, що перебуває в провадженні судді не розглянута по суті (незалежно від того, чи ці справи надійшли в один день чи в різні дні),

 (абзац виключено на підставі Рішення зборів суддів від 22.12.17 № 26/1)

- заяви про відновлення втраченого судового провадження.

- судові справи, за якими надійшли скарги на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби.

 (Абзац другий пункту 2.16. зі змінами, внесеними згідно рішення зборів суддів № 15/2 від 27.09.2016)

 

У разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді, що триває більше трьох робочих днів, судові справи, зазначені в абзаці другому п.2.16. підлягають повторному автоматизованому розподілу.

Судові справи, за якими надійшли  заяви (подання) для вирішення питань про тимчасове влаштування дитини до дитячого або лікувального закладу, оголошення розшуку боржника або дитини, примусове проникнення до житла чи іншого володіння особи, звернення стягнення на грошові кошти, що знаходяться на рахунках, тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України, у справах, які розглянуті даним судом, заяви про забезпечення позову, доказів, що надійшли у судовій справі, у якій відкрито провадження, скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, а у разі його відсутності, підлягають повторному автоматизованому розподілу в день їх реєстрації.

Судові справи, що мають передаватися раніше визначеному у справі головуючому судді, який на момент реєстрації такої справи в автоматизованій системі документообігу суду,  не слухає зазначену категорію справ, підлягають повторному автоматизованому розподілу в день реєстрації або не пізніше ніж на наступний робочий день після дня реєстрації.

         Судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов’язані з виконанням судових рішень за зведеними виконавчими провадженнями,  підлягають реєстрації за правилами поєднання справ засобами автоматизованої системи документообігу суду на основі справи, яка за хронологією була розглянута пізніше. 

Судові справи, що надійшли з судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, якщо такі надійшли в період відсутності судді, який не перевищує трьох робочих днів або не більше ніж за три робочих дні до закінчення відпустки, відрядження, тимчасової непрацездатності, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває справа, в перший робочий день після виходу, в інших випадках справа підлягає повторному автоматизованому розподілу в день реєстрації.

 (Пункт 2.16. зі змінами, внесеними згідно рішення зборів суддів № 5/1 від 13.04.2016)

(Абзац сьомий пункту 2.16. зі змінами, внесеними згідно рішення зборів суддів № 15/2 від 27.09.2016)

         2.17. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

         В разі відсутності слідчого судді у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю,  перебуванням у відрядженні, відпустці  тощо, подані у його відсутність  матеріали підлягають реєстрації на основі обліково-статистичної картки у справі, яка перебуває (перебувала) в провадженні відсутнього судді та підлягає автоматизованому розподілу за наступними правилами: перший матеріал (клопотання, скарга тощо) – підлягає повторному автоматизованому розподілу, всі наступні реєструються за правилами поєднання справ засобами автоматизованої системи на основі справи, що підлягала  повторному автоматизованому розподілу.

         У разі надходження клопотань слідчого, прокурора чи адвоката, скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора, заяви про відвід, що надходять до суду у межах одного кримінального провадження, та не можуть бути передані раніше визначеному у справі судді, здійснювати реєстрацію таких клопотань на основі наступної ОСК, що була створена та перерозподілена іншому судді у порядку хронологічної послідовності.

(Пункт 2.17 доповнено абзацом третім на підставі Рішення зборів суддів від 22.12.17 № 26/1)

         2.18. Раніше визначеному у судовій справі головуючому судді за протоколом передачі судової справи раніше визначеному складу суду, окрім випадків, передбачених підпунктами 2.3.43 - 2.3.45 Положення,   передаються також:

         - кримінальні справи та провадження, які повернулися до суду після усунення недоліків або після належного оформлення.

(Пункт 2.18. зі змінами, внесеними згідно рішення зборів суддів № 5/1 від 13.04.2016)

 

2.19. Обліково-статистичні картки на судові справи, які перебували в провадженні суду та були розглянуті до 01.01.2011 року, створювати в автоматизованій системі документообігу суду з метою застосування правил поєднання справ засобами автоматизованої системи документообігу суду, та розподіляти за допомогою протоколу розподілу справ (не автоматично) у провадження судді, яким справа була розглянута по суті.

2.20. У випадках одночасного надходження до суду клопотань про умовно-дострокове звільнення та встановлення адміністративного нагляду відносно однієї особи: клопотання, подання про умовно-дострокове звільнення підлягає автоматизованому розподілу, а клопотання, подання про встановлення адміністративного нагляду передається в провадження раніше визначеного судді на підставі протоколу розподілу справи  (не автоматично).

2.21. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

Питання щодо настання обставин при яких строк тимчасової відсутності головуючого судді по справі призводить до порушення строків вирішення відповідної справи (справ) вирішується рішенням зборів суддів суду у кожному конкретному випадку на підставі вмотивованої заяви судді, подання керівника апарату суду.

2.22. Суддя забезпечує своєчасне внесення до автоматизованої системи документообігу суду  судових рішень в електронному вигляді та направлення їх до Єдиного реєстру судових рішень. 

 2.23. Внесення інформації до табелю робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду про відсутність судді у зв’язку з  перебуванням у відпустці, відрядженні здійснюється керівником апарату суду (у разі його відсутності – заступником керівника апарату суду) на підставі наказу голови суду, у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю – за усним повідомленням судді або помічника судді, у разі знаходженням судді у нарадчій кімнаті - на підставі службової (доповідної) записки судді. Службова (доповідна)  записка має містити дату та  час складення, єдиний унікальний номер справи, а також  час видалення суду до нарадчої кімнати та час виходу суду із нарадчої кімнати.

2.24. Внесення інформації до табелю робочого часу народних засідателів та присяжних в автоматизованій системі документообігу суду про розгляд справи за фактичною участю народних засідателів та присяжних у судових засіданнях проводиться керівником апарату суду (у разі його відсутності – заступником керівника апарату суду) на підставі поданої секретарем судового засідання або  помічником судді інформації (із зазначенням  № справи, дати слухання та ПІБ народних засідателів та присяжних). 

 2.25. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Електронний примірник такого документу зберігається в автоматизованій системі документообігу суду у стані «Оригінал» та засвідчується ЕПЦ особи, яка підписала цей документ.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

         Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів

                                                                                  (Пункт 2.18. зі змінами, внесеними                                                                                         згідно рішення зборів суддів                                                                                                     № 5/1 від 13.04.2016 )