Додаток  до рішення зборів   

суддів  від 28.01.2019 № 01/1

                                                                                                  ЗАТВЕРДЖЕНО 

Рішенням зборів суддів

від  07.10.2015 № 20/1

(в редакції рішення зборів

суддів  28.01.2019 № 01/1)

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу суду 

в Бердянському міськрайонному суді Запорізької області

(зі змінами, внесеними рішенням зборів суддів від 08.04.2019 № 06/1)

1. Загальні положення

1.1. Засади  використання автоматизованої системи документообігу суду в Бердянському міськрайонному суді Запорізької області (далі - Засади) розроблено відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

1.2. Цими Засадами збори суддів Бердянського міськрайонного суду Запорізької області в межах повноважень, визначених п. п. 2.3.10-2.3.17. Положення про автоматизовану систему документообігу суду, визначають правила застосування Положення стосовно порядку функціонування автоматизованої системи документообігу суду.

1.3. Інші питання, що стосуються функціонування автоматизованої системи документообігу, що не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану системи документообігу суду,  наказами голови/заступника голови суду та керівника/заступника керівника апарату суду.

2. Функціонування автоматизованої системи документообігу суду.

Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

         2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі  процесуальні документи, реєструються в автоматизованій системі в день її надходження.

Вхідна кореспонденція, що надійшла до суду поштою (у т.ч. кур’єрською) та отримана під підпис працівником канцелярії суду за годину до закінчення робочого дня реєструється не пізніше ніж на наступний робочий день після отримання.

 2.2. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи документообігу суду, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

У разі надходження до суду за годину до закінчення робочого дня кримінальних проваджень, позовних заяв та інших заяв та матеріалів, справ про адміністративні правопорушення, з урахуванням фізичного навантаження, часу необхідного для здійснення працівниками апарату суду дій, спрямованих на формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї необхідної інформації, реєстрацію  (формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї необхідної інформації, тощо) та автоматизований розподіл судових справ здійснювати у  робочий день наступний за днем реєстрації вхідної кореспонденції або у термін, визначений у наказі керівника/заступника керівника апарату суду, із внесенням до автоматизованої системи дати фактичного надходження документів (кореспонденції).

У разі збою в роботі автоматизованої системи документообігу суду (у т.ч. під час внесення інформації, необхідної для реєстрації судових справ, до  обліково-статистичних карток),  а саме, блокування обліково-статистичних карток та неможливості роботи з ними в день їх надходження,  автоматизований розподіл  кримінальних проваджень, позовних заяв, інших заяв та матеріалів, справ про адміністративні правопорушення здійснювати у робочий день наступний  за днем реєстрації вхідної кореспонденції.

2.3. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

У разі виникнення необхідності, що підтверджується матеріалами судової справи, внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи, це здійснюється за розпорядженням керівника/заступника керівника  апарату суду на підставі доповідної записки відповідальної особи (або головуючого судді по справі).

У разі виявлення помилки, допущеної працівниками канцелярії суду під час реєстрації справи, у визначенні виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності, прізвищ, імен, по-батькові сторін, адрес тощо, особою, яка виявила помилку складається службова (доповідна) записка та разом із матеріалами справи передається керівнику/заступнику керівника апарату суду, який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.

Автоматизований розподіл судових справ в разі виправлення  помилок, що виникли у визначенні виду провадження та/або категорії справи,  здійснюється наступним чином:

Помилково зареєстрована обліково-статистична картка підлягає відключенню від статистичного звіту.

2.4. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, в тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

Запровадити спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій справ:

2.4.1. Кримінальних проваджень, в тому числі із здійснення кримінальних проваджень щодо неповнолітніх, клопотань (подань), пов'язаних з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні, кримінальних справ (кримінальних проваджень) щодо виконання судових доручень, заяв про відвід, заяв про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами, заяв про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження, запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні, з визначенням окремо таких категорій:

З числа суддів, які відповідно до рішення зборів суддів здійснюватимуть кримінальні провадження, обираються слідчі судді.

2.4.2. Справ про адміністративні правопорушення, подань, заяв, звернень в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення.

2.4.3. Цивільних справ, заяв у цивільних справах.

2.4.4. Адміністративних справ, заяв у адміністративних справах.

2.5. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу  з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

Складовими при розрахунку коефіцієнту навантаження за встановленою формулою є: коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу; коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи; коефіцієнт адміністративних посад.

2.6. Коефіцієнти складності судових справ:

Дані коефіцієнти застосовуються для позовних заяв з однією позовною вимогою. Кожна наступна позовна вимога збільшує коефіцієнт складності справи на 1.

Участь присяжних також збільшує коефіцієнт складності справи на 0,5.

- коефіцієнти складності кримінальних проваджень за категоріями:

Дані коефіцієнти застосовуються до кримінальних проваджень про вчинення злочинів без наявності кваліфікуючих ознак, тобто які передбачені ч. 1 статей КК України (крім злочинів, віднесених до 5-ї категорії), з урахуванням того, що у справі один обвинувачений та  скоєно один епізод злочинного діяння.  

Збільшення кількості обвинувачених у справі на одну особу відповідно збільшує коефіцієнт складності  на 0,5, а на одну неповнолітню особу на 0,7.

Злочини, які кваліфікуються за частинами 2-5 статей КК України (крім 5-ї категорії)  збільшують коефіцієнт складності справи на 0,5.

Кількість епізодів у справі, що збільшується на 1 відповідно збільшує коефіцієнт складності справи на 0,2.

За вмотивованим письмовим повідомленням судді коефіцієнт складності справи може підлягати корегуванню.

2.7.  Коефіцієнт адміністративних посад у суді:

• голова суду – 0,8,
• заступник голови суду – 0,9 (у разі виконання обов’язків голови суду на строк більше ніж 5 робочих днів – 0,8)

2.8. Коефіцієнт форм участі судді у розгляді судової справи:

• головуючий – 0,9;
• член колегії – 0,5;
• запасний суддя - 0,5.

2.9.  Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від 04 до 13 календарних днів;

за 01 календарний день до початку відпустки, якщо її тривалість становить від  01 до 03 днів (в Табелі Д-3 обирати причиною відсутності «Згідно рішення зборів суддів»);

 та в інших випадках, що визначені пунктом 2.3.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого  рішенням РСУ від 26.11.2010 № 30 (зі змінами та доповненнями)

2.10. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі  судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації.

Після визначення головуючого судді  автоматизованою системою визначається склад колегії суддів  із числа всіх суддів з урахуванням їх спеціалізації  в автоматизованій системі документообігу суду створюється кримінальна колегія, до складу якої включаються  судді, що відповідно до визначеної спеціалізації здійснюють кримінальні провадження.

Кількісний склад колегії суддів визначається процесуальним законодавством.

Формування колегії суддів здійснюється лише за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

2.11. У разі неможливості створення автоматизованою системою документообігу суду колегіального складу суду для розгляду кримінальних проваджень, керівник/заступник керівника апарату  повідомляє про це голову суду, який скликає збори суддів  для вирішення цього питання.

2.12. У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів -  членів колегії,  його заміна здійснюється автоматизованою системою документообігу суду  на підставі розпорядження керівника/заступника керівника апарату про повторний автоматизований розподіл судових справ на виконання службової (доповідної) записки судді-доповідача.     

2.13. Судові справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду у вихідні та неробочі дні, реєструються та розподіляються автоматизованою системою документообігу суду між суддями, відповідно до графіку чергувань, затвердженого рішенням зборів суддів та/або  відповідно до наказу голови суду про встановлення робочого дня суддям.

2.14. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (справи, пов’язані із виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла, подання про встановлення обмеження на право виїзду за межі України тощо), здійснюється головою суду в порядку черговості з урахуванням повноважень суддів щодо розгляду справи  та наступних умов:

 - табеля обліку робочого часу суддів та вимог пункту 2.3.3. Положення про автоматизовану систему документообігу суду;

 - надходження до суду клопотання по справі, яка вже розглядається (розглядалась) в суді;

- заборону брати участь у розгляді судових справ відповідно до вимог законодавства України;

- правил поєднання судових справ.

2.15. У випадку виявлення значної різниці у навантаженні на конкретного суддю (колегію суддів), виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціалізованій підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апарату суду тощо) особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів суду у кожному конкретному випадку за вмотивованою службовою запискою судді.

2.16. Зустрічні  позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження; заяви про перегляд заочного рішення; судові справи, що надійшли для вирішення питання про роз’яснення судових рішень, прийняття додаткових судових рішень, які розглянуті суддею, що перебуває у відпустці, відрядженні, відсутній у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю,  реєструються в день надходження та  передаються раніше визначеному судді  в перший день виходу судді з відпустки,  відрядження,  після закінчення тимчасової непрацездатності.

2.17. Раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, у разі його відсутності,  що триває не більше трьох робочих днів (а також судові справи, що зареєстровані не більше ніж за три робочих дні до закінчення відпустки, відрядження, тимчасової непрацездатності) передаються в перший робочий день після виходу:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про виправлення описок та помилок, повернення судового збору,

- заяви  та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу  та передбачені розділом VI та п.п.17.4 п.17 ч.1 «Перехідних положень» Цивільного процесуального кодексу України,  розділом IV та  п.п.18.4 п.18 ч.1 «Перехідних положень»  Кодексу адміністративного судочинства України, розділом VIII Кримінального процесуального кодексу України, ст. 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

 (Речення третє пункту 2.17. зі змінами, внесеними згідно із рішенням зборів суддів від 08.04.2019 № 06/1)

- матеріали кримінального провадження  щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому  частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- судові справи про адміністративні правопорушення  щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо на час реєстрації такої судової справи в автоматизованій системі документообігу суду судова справа, що перебуває в провадженні судді (з якою поєднуємо) не розглянута по суті (на момент реєстрації ОСК справи не містить дату та результати розгляду, судове рішення у справі не прикріплено в АСДС);

- справи про адміністративне правопорушення, що надійшли до суду після належного оформлення.

У разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді, що триває більше трьох робочих днів, судові справи, зазначені в абзаці другому п.2.17. підлягають повторному автоматизованому розподілу в день їх реєстрації.

У разі відсутності судді у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю,  перебуванням у відрядженні, відпустці  тощо, подані у його відсутність або у дні обмеження перед непрацездатністю, справи про адміністративне правопорушення відносно однієї особи, підлягають реєстрації на основі обліково-статистичної картки у справі, яка перебуває (перебувала) в провадженні відсутнього судді та підлягає автоматизованому розподілу в день надходження за наступними правилами: перша справа – підлягає повторному автоматизованому розподілу, всі наступні реєструються за правилами поєднання справ засобами автоматизованої системи на основі справи, що підлягала  повторному автоматизованому розподілу.

Справи про адміністративне правопорушення, що надійшли до суду після належного оформлення,  розподіляються за допомогою протоколу розподілу справ (не автоматично) у провадження судді, який направив справу для належного оформлення. У разі відсутності такого судді та у дні обмежень перед непрацездатністю така справа реєструється в АСДС за типом поєднання «Після дооформлення»  та підлягає автоматизованому розподілу на загальних підставах.

У разі одночасного повернення декількох справ про адміністративне правопорушення відносно однієї особи після належного оформлення в період відсутності судді та у дні обмежень перед непрацездатністю,  реєстрація  таких справ  здійснюється за наступними  правилами: перша справа реєструється в АСДС за типом поєднання «Після дооформлення»  та підлягає автоматизованому розподілу на загальних підставах, всі наступні реєструються в АСДС за типом поєднання «Адміністративні правопорушення щодо однієї і тієї ж особи» та підлягають автоматизованому розподілу за правилами, що діють  для даного типу поєднання.

2.18. Заяви та клопотання про  вирішення питань про примусове проникнення до житла чи іншого володіння особи,  про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України, у справах, які розглянуті даним судом, заяви про забезпечення позову, доказів, що надійшли після подання позовної заяви,  про скасування заходів забезпечення позову, застосованих у межах відповідної судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, а у разі його відсутності та у дні обмежень перед непрацездатністю, підлягають повторному автоматизованому розподілу в день їх реєстрації

(Пункт 2.18. в редакції рішення зборів суддів від 08.04.2019 № 06/1)

2.19. Судові справи, що мають передаватися раніше визначеному у справі головуючому судді, який на момент реєстрації такої справи в автоматизованій системі документообігу суду звільнений,  на виконання п.21 розділу VIIІ «Автоматизований розподіл судових справ між суддями» Положення про АСДС, підлягають розподілу за допомогою протоколу передачі судової справи раніше визначеному складу суду (не автоматично) судді, що звільнений, з подальшим здійсненням повторного автоматизованого розподілу в день реєстрації або не пізніше ніж на наступний робочий день після дня реєстрації.

         2.20. Судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов’язані з виконанням судових рішень за зведеними виконавчими провадженнями,  підлягають реєстрації за правилами поєднання справ засобами автоматизованої системи документообігу суду на основі справи, яка за хронологією була розглянута пізніше. 

2.21. Судові справи, що надійшли з судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, якщо такі надійшли в період відсутності судді, який не перевищує трьох робочих днів або не більше ніж за три робочих дні до закінчення відпустки, відрядження, тимчасової непрацездатності, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває справа, в перший робочий день після виходу, в інших випадках справа підлягає повторному автоматизованому розподілу в день реєстрації.

         2.22. Клопотання (подання) та скарги, які надійшли у межах одного кримінального провадження передаються раніше визначеному слідчому судді.

         В разі відсутності слідчого судді у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю,  перебуванням у відрядженні, відпустці  тощо, подані у його відсутність або у дні обмежень  перед його непрацездатністю,  матеріали підлягають реєстрації на основі обліково-статистичної картки у справі, яка перебуває (перебувала) в провадженні відсутнього судді та підлягає автоматизованому розподілу в день надходження за наступними правилами: перший матеріал (клопотання, скарга тощо) – підлягає повторному автоматизованому розподілу, всі наступні реєструються за правилами поєднання справ засобами автоматизованої системи на основі справи, що підлягала  повторному автоматизованому розподілу.

         У разі надходження клопотань (подань) чи скарг у межах одного кримінального провадження, розгляд яких вже здійснювався трьома та більшою кількістю слідчих суддів, у період відсутності раніше визначеного судді (або у дні обмежень перед його непрацездатністю), їх реєстрація здійснюється на основі ОСК, яка підлягала повторному автоматизованому розподілу в порядку хронологічної послідовності.

         Клопотання слідчого, прокурора про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою (подане разом із клопотанням про надання дозволу на затримання з метою приводу), що залишилося не розглянутим, на час відсутності судді (у зв’язку з відпусткою, відрядженням, тимчасовою непрацездатністю тощо) передається на зберігання керівнику/заступнику керівника апарату суду та в разі приводу до суду обвинуваченого підлягає повторному автоматизованому розподілу.  

У разі надходження клопотання слідчого, прокурора про надання дозволу на затримання з метою приводу, про проведення обшуку, слідчого експерименту, огляду місцевості, приміщення, речей та документів, у період перебування судді у нарадчій кімнаті, або клопотання про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою щодо обвинуваченого, строк затримання якого закінчується до запланованого часу оголошення судового рішення, такі клопотання (подання) підлягають повторному автоматизованому розподілу в день надходження.    

         2.23. Обліково-статистичні картки на судові справи, які перебували в провадженні суду та були розглянуті до 01.01.2011, створювати в автоматизованій системі документообігу суду з метою застосування правил поєднання справ засобами автоматизованої системи документообігу суду, та розподіляти за допомогою протоколу розподілу справ (не автоматично) у провадження судді, яким справа була розглянута по суті.

2.24. У випадках одночасного надходження до суду клопотань про умовно-дострокове звільнення та встановлення адміністративного нагляду відносно однієї особи: клопотання, подання про умовно-дострокове звільнення підлягає автоматизованому розподілу, а клопотання, подання про встановлення адміністративного нагляду передається в провадження раніше визначеного судді на підставі протоколу розподілу справи  (не автоматично).

2.25. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

Питання щодо настання обставин при яких строк тимчасової відсутності головуючого судді по справі призводить до порушення строків вирішення відповідної справи (справ) вирішується рішенням зборів суддів суду у кожному конкретному випадку на підставі вмотивованої заяви судді, подання керівника апарату суду.

2.26. Суддя забезпечує своєчасне внесення до автоматизованої системи документообігу суду  судових рішень в електронному вигляді та направлення їх до Єдиного державного реєстру судових рішень.

Відповідальний працівник апарату суду формує в автоматизованій системі  документообігу суду виконавчий лист та підписує його електронним цифровим підписом.

 2.27. Внесення інформації до табелю робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду про відсутність судді у зв’язку з  перебуванням у відпустці, відрядженні здійснюється керівником/заступником керівника апарату на підставі наказу голови суду, у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю – за усним повідомленням судді або помічника судді, у разі знаходженням судді у нарадчій кімнаті - на підставі службової (доповідної) записки судді. Службова (доповідна)  записка має містити дату та  час складення, єдиний унікальний номер справи, а також  час видалення суду до нарадчої кімнати та час виходу суду із нарадчої кімнати.

2.28. Внесення інформації до табелю робочого часу присяжних в автоматизованій системі документообігу суду про розгляд справи за фактичною участю присяжних у судових засіданнях проводиться керівником/заступником керівника апарату на підставі поданої секретарем судового засідання або  помічником судді інформації (із зазначенням  № справи, дати слухання та ПІБ присяжних). 

2.29. У разі службової необхідності, що обумовлена терміновістю розгляду судових справ суддями та терміновістю виконання посадових обов’язків працівниками апарату суду, вважати допустимою роботу  в автоматизованій системі документообігу суду в не робочий час.

 2.30. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Електронний примірник такого документу зберігається в автоматизованій системі документообігу суду у стані «Оригінал» та засвідчується ЕПЦ особи, яка підписала цей документ.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

         Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.